Роль адміністраторів у будівельних проєктах

Державний класифікатор професій уже давно не встигає за сучасним світом і його змінами. Регулярно в компаній з’являються нові потреби та посади. Роль адміністратора проєктів – одна з таких історій.

У керівників компаній завжди є бажання рухатися вперед і масштабуватись, але зробити це, коли в організації хаос, неможливо. Темпи роботи значно прискорюються тоді, коли все здійснюється за відпрацьованими бізнес-процесами та заданими правилами.

Керівники проєктів – цілеспрямовані люди, у яких завжди багато справ, а тому вони хочуть вирішити будь-яке завдання у масштабах одного проєкту результативно та швидко, однак мають спокусу вирішити ситуацію у простіший спосіб, як наслідок – це призводить до порушення правил в обхід бізнес-процесів. А керівник компанії загалом прагне досягти цілей усіх проєктів портфеля, відтак збільшивши здатність робітників виконувати більше роботи за короткий проміжок часу.

Саме для того, аби урівноважити діяльність організації, з’являється адміністратор проєктів. Це «тримач» правил і норм, він задає межі, за якими рухається проєкт. Адміністратор систематизує діяльність з управління проєктами та впливає на збільшення портфеля компанії.

Місія такого адміністратора – привнести в управління проєктами системність і керованість.

Його основні завдання:

• Розробляти та підтримувати плани проєкту в актуальному стані.
• Контролювати й аналізувати виконання проєкту.
• Забезпечувати виконання проєкту згідно зі стандартами організації.
• І, звісно, застосовувати сучасні інформаційні системи управління проєктами на кшталт Microsoft Project, Microsoft Power BI, Microsoft Teams.

Як результат виконання цих завдань – у керівника компанії завжди є актуальна інформація щодо портфеля в розрізі кожного проєкту, розуміння плану, а також аналітика, яка сигналізує про ризики щодо термінів і на що необхідно зосередити увагу.

Основна функція адміністратора – робота з інформацією. Він має її збирати, аналізувати, обробляти, зберігати та приймати зважені рішення, які надалі сформують відповідний набір дій. Проаналізувавши актуальну інформацію, зіставивши її з попереднім досвідом, він може спрогнозувати «просідання» проєкту в майбутньому та запобігти помилці.

Один адміністратор може супроводжувати одночасно декілька проєктів і взаємодіє з кількома проєктними командами, зазначає buduemo.com. Це дає йому змогу фіксувати покращення, лайфхаки та циклічно, на основі ретроспектив, вносити покращення в командні процеси під час вирішення та досягнення поставлених завдань.

ТОП-7 якостей адміністратора проєкту:

• Аналітичний склад розуму. Адміністратор проєкту займається аналітикою великого обсягу інформації, а також працює з програмним продуктом, що потребує спеціальних технічних і аналітичних знань. Окрім того, на ринку постійно з’являються нові програмні продукти й інструменти, з якими треба вміти працювати.
  
  
• Гнучкість. Ведення декількох проєктів одночасно потребує постійного переключення між ними.
  
  
• Комунікабельність. Адміністратор – це сполучна ланка між усіма учасниками проєкту.
  
  
• Швидкість у реакції на запити. Будівельне виробництво потребує постійно бути на зв’язку й оперативно надавати необхідну інформацію.
  
  
• Вміння слухати. Адміністратор має вміти слухати та чути, що від нього хочуть отримати ті чи інші члени команди.
  
  
• Холодний розум. Він має вміти приймати зважені рішення з холодним розумом.
  
  
• Відкритість. Адміністратор має бути відкритим до інновацій і нових знань.