Роль администраторов в строительных проектах

Государственный классификатор профессий уже давно не успевает за современным миром и его изменениями. Регулярно у компаний появляются новые потребности и должности. Роль администратора проектов - одна из таких историй.

У руководителей компаний всегда есть желание двигаться вперед и масштабироваться, но сделать это, когда в организации хаос, невозможно. Темпы работы значительно ускоряются тогда, когда все осуществляется по отработанным бизнес-процессам и заданным правилам.

Руководители проектов - целеустремленные люди, у которых всегда много дел, поэтому они хотят решить любую задачу в масштабах одного проекта результативно и быстро, однако имеют соблазн решить ситуацию в более простой способ, как следствие - это приводит к нарушению правил в обход бизнес процессов. А руководитель компании в целом стремится достичь целей всех проектов портфеля, поэтому увеличив способность рабочих выполнять больше работы за короткий промежуток времени.

Именно для того, чтобы уравновесить деятельность организации, появляется администратор проектов. Это «держатель» правил и норм, он задает границы, за которыми движется проект. Администратор систематизирует деятельность по управлению проектом и влияет на увеличение портфеля компании.

Миссия такого администратора - привнести в управление проектом системность и управляемость.

Его основные задачи:

• Разрабатывать и поддерживать планы проекта в актуальном состоянии.
• Контролировать и анализировать выполнение проекта.
• Обеспечивать выполнение проекта в соответствии со стандартами организации.
• И, конечно, применять современные информационные системы управления проектом вроде Microsoft Project, Microsoft Power BI, Microsoft Teams.

В результате выполнения этих задач - у руководителя компании всегда есть актуальная информация по портфелю в разрезе каждого проекта, понимание плана, а также аналитика, которая сигнализирует о рисках по срокам и на чем необходимо сосредоточить внимание.

Основная функция администратора - работа с информацией. Он обязан ее собирать, анализировать, обрабатывать, хранить и принимать взвешенные решения, которые в дальнейшем сформируют соответствующий набор действий. Проанализировав актуальную информацию, сопоставив ее с предыдущим опытом, он может спрогнозировать «проседания» проекта в будущем и предотвратить ошибку.

Один администратор может сопровождать одновременно несколько проектов и взаимодействует с несколькими проектными командами, отмечает buduemo.com. Это дает ему возможность фиксировать улучшения, лайфхаки и циклически, на основе ретроспектив, вносить улучшения в командные процессы при решении и достижении поставленных задач.

ТОП-7 качеств администратора проекта:

• Аналитический склад ума. Администратор проекта занимается аналитикой большого объема информации, а также работает с программным продуктом, требует специальных технических и аналитических знаний. Кроме того, на рынке постоянно появляются новые программные продукты и инструменты, с которыми надо уметь работать.
  
  
• Гибкость. Ведение нескольких проектов одновременно требует постоянного переключения между ними.
  
  
• Коммуникабельность. Администратор - это связующее звено между всеми участниками проекта.
  
  
• Скорость в реакции на запросы. Строительное производство требует постоянно быть на связи и оперативно предоставлять необходимую информацию.
  
  
• Умение слушать. Администратор должен уметь слушать и слышать, что от него хотят получить те или иные члены команды.
  
  
• Холодный ум. Он должен уметь принимать взвешенные решения с холодным умом.
  
  
• Открытость. Администратор должен быть открытым к инновациям и новым знаниям.